Tăng năng suất đóng gói thêm 30% nhờ thay đổi cách bố trí máy in và quy trình dán nhãn

Trong cuộc đua tốc độ của thương mại điện tử, 10 giây tiết kiệm được trên mỗi đơn hàng có thể tạo ra sự khác biệt khổng lồ về lợi nhuận vào cuối tháng. Nhiều chủ kho thường tập trung vào việc thuê thêm nhân công, nhưng lại quên mất rằng: Chỉ cần thay đổi nhỏ trong cách bố trí máy in và quy trình dán nhãn, năng suất đóng gói có thể tăng vọt thêm 30%. Bạn không tin ư? Hãy cùng TEMNHANKINHBAC  khám phá những mẹo bố trí kho hàng khoa học và quy trình dán nhãn ‘1 chạm’ đang được các ông lớn Logistics áp dụng ngay trong bài viết này!

Tại sao quy trình dán nhãn lại là “điểm nghẽn” trong đóng gói?

Nhiều chủ kho hàng thường bỏ qua khâu dán nhãn vì nghĩ nó đơn giản. Tuy nhiên, khi phân tích thực trạng vận hành, đây lại chính là nơi phát sinh nhiều lãng phí nhất:

• Lãng phí thời gian di chuyển: Nhân viên mất quá nhiều thời gian để đi bộ từ bàn đóng gói đến vị trí đặt máy in trung tâm. Cứ mỗi đơn hàng tốn thêm 5-10 giây di chuyển, con số này sẽ nhân lên hàng nghìn lần mỗi ngày.
• Sự lãng phí từ “động tác thừa”: Những hành động như cúi người lấy giấy, dùng tay xé tem thủ công, hay đứng chờ đợi một chiếc máy in tốc độ chậm xử lý lệnh in sẽ tích tụ thành nút thắt cổ chai.
• Hệ quả tất yếu: Đơn hàng bị ùn ứ, nhân viên chịu áp lực lớn dẫn đến việc dán nhầm nhãn nhãn dán giữa các kiện hàng, gây khiếu nại và lãng phí chi phí xử lý đơn hoàn.

Lãng phí thời gian

3 Thay đổi “vàng” trong bố trí máy in để tối ưu hóa không gian

Để khơi thông quy trình, việc đầu tiên bạn cần làm là thay đổi tư duy về không gian làm việc. Hãy áp dụng ngay 3 quy tắc sau:

1. Quy tắc “Tầm tay với”: Đừng để máy in cách xa nhân viên. Hãy đặt máy in ngay trên kệ phía trước mặt hoặc bên cạnh tay thuận của nhân viên đóng gói. Mục tiêu là để họ có thể lấy tem ngay khi vừa đóng gói xong mà không cần nhấc chân khỏi vị trí.
2. Sử dụng giá treo hoặc kệ đa năng: Diện tích mặt bàn đóng gói rất quý giá. Việc sử dụng giá treo máy in mã vạch giúp giải phóng mặt bằng, tạo không gian rộng rãi để thao tác hàng hóa, giúp nhân viên làm việc thoải mái và nhanh hơn.
3. Kết nối không dây (Wifi/Bluetooth): Hãy loại bỏ những sợi dây cáp loằng ngoằng. Máy in mã vạch thế hệ mới hỗ trợ Wifi/Bluetooth cho phép bạn đặt máy ở bất kỳ vị trí linh hoạt nào tối ưu nhất mà không cần phụ thuộc vào vị trí đặt máy tính.

Kết nối không dây

Quy trình dán nhãn 1 chạm – Bí quyết tăng tốc 30%

Khi phần cứng đã nằm đúng chỗ, “phần mềm” quy trình chính là bước tiếp theo để bứt phá năng suất:

• Ứng dụng chế độ bóc tem tự động (Peel-off): Đây là tính năng “thần thánh” giúp tiết kiệm 3-5 giây cho mỗi đơn hàng. Máy in sẽ tự động bóc sẵn lớp đế, nhân viên chỉ việc lấy lớp tem có keo dính và dán trực tiếp lên kiện hàng. Không còn phải dùng móng tay để cậy lớp đế decal phiền phức.
• Sử dụng máy in tốc độ cao (High-speed): Trong kho hàng lớn, tốc độ in 6 ips (152mm/s) hay 10 ips (254mm/s) là sự khác biệt giữa “chờ đợi” và “tức thì”. Một chiếc máy in mạnh mẽ giúp lệnh in được thực thi ngay trong chớp mắt.
• In gộp đơn hàng theo đợt (Batch Printing): Thay vì in lẻ tẻ từng đơn, hãy sắp xếp lệnh in thông minh theo từng đợt đơn hàng cùng loại. Việc này giúp giảm thời gian chờ đợi và giúp nhân viên tập trung cao độ vào một thao tác duy nhất trong một khoảng thời gian.

Những thiết bị hỗ trợ đắc lực cho quy trình đóng gói hiện đại

Để vận hành quy trình “1 chạm” trơn tru, bạn không thể thiếu những người bạn đồng hành sau:

• Máy in mã vạch tích hợp dao cắt (Cutter): Giúp nhãn dán được cắt phẳng phiu, chuyên nghiệp, loại bỏ tình trạng răng cưa nham nhở khi xé bằng tay.
• Máy quét mã vạch không dây: Một thiết bị quét cầm tay Bluetooth giúp nhân viên kiểm tra nhanh mã đơn hàng ngay tại bàn đóng gói để đối chiếu thông tin trước khi dán nhãn, triệt tiêu hoàn toàn rủi ro dán nhầm đơn.
• Giấy in nhiệt chất lượng cao: Sử dụng giấy decal chuẩn giúp hạn chế tối đa tình trạng kẹt giấy hoặc mờ nét in – những lỗi vặt tưởng nhỏ nhưng lại gây gián đoạn quy trình rất nghiêm trọng.

Case Study: Hiệu quả thực tế từ việc thay đổi quy trình

Hãy nhìn vào con số thực tế: Một khách hàng là kho hàng E-commerce đối tác của TEMNHANKINHBAC từng mất trung bình 60 giây để đóng gói và dán nhãn một đơn hàng Shopee.

Sau khi chúng tôi tư vấn sắp xếp lại bàn làm việc theo quy tắc “Tầm tay với” và nâng cấp lên dòng máy in có tính năng Peel-off, thời gian đóng gói đã giảm xuống chỉ còn 40 giây/đơn hàng. Hiệu suất tăng thêm 33%, giúp doanh nghiệp xử lý thêm hàng nghìn đơn mỗi ngày mà không cần tuyển thêm nhân sự.

>>> Có thể bạn quan tâm:

• Cách xử lý máy in mã vạch bị lệch tem, chữ bay ra khỏi lề đơn giản nhất
• Bộ đôi máy in đơn hàng và giấy in nhiệt cho chủ shop online
• Máy in mã vạch “đột tử” giữa mùa cao điểm – Kế hoạch dự phòng (Back-up) hoàn hảo cho doanh nghiệp