Tự tạo mã vạch sản phẩm bằng Excel – Hướng dẫn chi tiết từ A-Z và in ấn

Mã vạch sản phẩm là yếu tố thiết yếu để số hóa quy trình quản lý tồn kho và thanh toán nhanh chóng. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới khởi nghiệp, việc đầu tư vào các phần mềm tạo mã vạch chuyên nghiệp có thể gây tốn kém không cần thiết. Trong bối cảnh này, tạo mã vạch bằng Excel nổi lên như một giải pháp hoàn toàn miễn phí và cực kỳ hiệu quả.

Luận điểm cốt lõi là bạn không cần đến các công cụ phức tạp. Chỉ cần cài đặt một font mã vạch Excel đơn giản và áp dụng một công thức cơ bản, bạn đã có thể biến các dãy số ID sản phẩm thông thường thành mã vạch Code 39 hoặc Code 128 có thể quét được.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cách Tạo mã vạch bằng Excel và In mã vạch bằng Excel thành công. Hãy cùng khám phá bí quyết tự chủ Làm mã vạch sản phẩm và in tem nhãn ngay tại văn phòng của bạn!

3 bước chuẩn bị trước khi tạo mã vạch bằng Excel

Bước 1. Quyết định loại mã vạch và chuẩn bị dữ liệu (Dãy số)

• Xác định chuẩn mã: Bạn cần quyết định loại mã vạch phù hợp. Code 39 là loại mã đơn giản, hỗ trợ cả chữ và số, thường được dùng cho quản lý nội bộ. Code 128 và đặc biệt là EAN 13 phức tạp hơn nhưng là chuẩn thông dụng cho siêu thị và bán lẻ.
• Liệt kê dữ liệu: Tạo bảng dữ liệu các mã số sản phẩm (SKU) cần tạo mã vạch bằng Excel vào một cột riêng biệt. Đây là dữ liệu nguồn cho toàn bộ quy trình.

Bước 2. Tải và cài đặt font mã vạch Excel

• Tải Font miễn phí: Để làm mã vạch sản phẩm trong Excel, bạn cần cài đặt font mã vạch Excel chuyên dụng. Hãy tìm kiếm và tải các font miễn phí như IDAutomationHC39M hoặc các font Code 128 có sẵn.
• Cách cài đặt: Sau khi tải, chỉ cần nhấp đúp vào file font chữ và chọn “Install” (Cài đặt) để font được tích hợp vào hệ thống (Windows/MacOS), sẵn sàng để sử dụng trong Excel.

Tải và cài đặt font mã vạch Excel

Bước 3. Đảm bảo mã số hợp lệ (Check digit)

• Số kiểm tra: Đây là bước cực kỳ quan trọng đối với các mã chuẩn như EAN 13. Bạn cần tính toán số kiểm tra (check digit) theo quy tắc quốc tế để chuỗi số của bạn hợp lệ.
• Tác dụng: Việc có số kiểm tra giúp máy quét mã vạch xác minh dữ liệu chính xác. Nếu không có số này, máy quét mã vạch sẽ không đọc được mã vạch đã In mã vạch bằng Excel, dẫn đến thất bại trong quản lý tồn kho.

Công thức biến số thành mã vạch có thể quét được

Công thức cho mã vạch Code 39

Mã vạch Code 39 là loại mã đơn giản nhất để tạo mã vạch bằng Excel vì nó chỉ yêu cầu thêm ký tự bắt đầu và kết thúc là dấu hoa thị (*).

• Áp dụng: Nếu mã số sản phẩm (SKU) của bạn nằm ở ô A1, công thức sẽ là:

= “*” & A1 & “*”

• Giải thích: Công thức này giúp làm mã vạch sản phẩm có dạng: *Mã_số_sản_phẩm*. Hai dấu hoa thị là ký tự nhận diện bắt buộc mà máy quét mã vạch cần để xác định điểm bắt đầu và kết thúc của mã vạch.

Công thức cho mã vạch Code 128/EAN 13 (Cần Add-in hoặc công thức phức tạp):

• Lưu ý: Để làm mã vạch sản phẩm chuẩn quốc tế như EAN 13 hoặc Code 128, công thức mã hóa phức tạp hơn rất nhiều, vì nó yêu cầu tính toán Check Digit và các ký tự khởi tạo/dừng đặc biệt.
• Giải pháp: Để tạo mã vạch bằng Excel cho các chuẩn này, bạn thường cần sử dụng các hàm mã hóa hoặc các Add-in chuyên biệt đi kèm với font mã vạch Excel của nhà cung cấp (các Add-in này thường là trả phí).

Định dạng Font cho cột mã vạch

Sau khi đã tạo cột công thức thành công, bước cuối cùng để in mã vạch bằng Excel là áp dụng font:

• Thao tác: Chọn toàn bộ cột chứa công thức (ví dụ: cột B).
• Định dạng: Vào mục Font chữ và chọn tên font mã vạch Excel mà bạn đã cài đặt ở bước trước (ví dụ: IDAutomationHC39M). Lập tức, các chuỗi ký tự sẽ được biến thành hình ảnh mã vạch sản phẩm có thể quét được.

In mã vạch bằng Excel hiệu quả và đảm bảo khả năng quét

Kỹ thuật in tem nhãn (Sử dụng Mail Merge)

Việc in trực tiếp từ Excel thường gây khó khăn trong việc căn chỉnh kích thước tem nhãn.

• Giải pháp tối ưu: Hãy sử dụng tính năng Mail Merge (Trộn thư) của Microsoft Word. Bạn sẽ kết nối bảng Excel chứa mã vạch sản phẩm đã tạo với Word.
• Thao tác: Dùng các mẫu tem nhãn có sẵn trong Word (hoặc tạo mẫu tùy chỉnh) để căn chỉnh chính xác hình ảnh mã vạch theo kích thước giấy Decal cần in tem nhãn.

Khắc phục lỗi mã vạch không quét được

Nếu máy quét mã vạch không thể đọc được mã vạch đã in mã vạch bằng Excel, hãy kiểm tra ngay các điểm sau:

• Font chữ: Bạn đã áp dụng đúng font mã vạch Excel chưa?
• Mã Code 39: Mã số đã được bao bọc bởi dấu hoa thị (*) chưa? (Ví dụ: *12345*)
• Chất lượng in: Máy in mã vạch đã đủ độ phân giải (DPI) để các vạch in sắc nét và không bị nhòe hay mờ chưa?

Lời khuyên về thiết bị in ấn

• Để đảm bảo khả năng quét chính xác, đặc biệt là với số lượng lớn, chúng tôi khuyến nghị mạnh mẽ sử dụng máy in mã vạch chuyên dụng thay vì máy in văn phòng thông thường. Máy in mã vạch được thiết kế để tạo ra các vạch in sắc nét, bền màu, đạt tiêu chuẩn, giúp tăng hiệu suất quét và giảm thiểu lỗi trong quá trình quản lý tồn kho.

Tự chủ công nghệ – Tạo và in mã vạch tiết kiệm chi phí

Việc tạo mã vạch bằng Excel là một giải pháp hoàn toàn miễn phí và cực kỳ hiệu quả cho nhu cầu làm mã vạch sản phẩm cơ bản và quản lý nội bộ của các doanh nghiệp nhỏ.

Nắm vững cách cài đặt font mã vạch Excel và sử dụng công thức đơn giản giúp doanh nghiệp tự chủ In mã vạch bằng Excel và in tem nhãn một cách dễ dàng, tiết kiệm chi phí đầu tư vào phần mềm tạo mã vạch chuyên nghiệp.

>>> Có thể bạn quan tâm:

• Hướng dẫn A-Z thiết lập Máy quét Mã vạch Không dây với Máy tính (PC/Laptop)
• Mã vạch – Chìa khóa vàng cho quản lý kho bãi hiệu quả và chính xác
• Thị trường Thiết bị Mã vạch Bắc Ninh – Cơ hội Bứt phá từ Làn sóng FDI và Chuyển đổi số